Crear una base de datos con Excel

Crear una base de datos con Excel | Scroolling

¿Crees que Access o MySQL son una buena solución para la gestión de bases de datos, pero demasiado compleja para tus necesidades? ¿Necesitas simplemente gestionar una gran cantidad de datos, con la posibilidad de ordenarlos y buscarlos? En este caso, puedes utilizar Microsoft Excel, el programa de hojas de cálculo incluido en el paquete Office.

Una vez que hayas completado la configuración del paquete, inicia Excel llamándolo desde el menú Inicio de Windows (el icono con forma de bandera situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla) o desde la carpeta Aplicaciones en macOS y haz click en el botón libro en blanco o libro vacío.

Ahora, utiliza la fila número 1 de la hoja de cálculo para establecer los títulos de los campos (por ejemplo, la celda A1 para el nombre, la B1 para el apellido, la C1 para el número de la seguridad social, etc.), y utiliza las filas siguientes para crear los distintos registros en la base de datos.

Por ejemplo, si quieres crear un registro para los trabajadores de la empresa, introduce el texto ‘Joaquín’ en A2, ‘Sainz0’ en B2, el DNI o el número de teléfono, etc.

Ordenar columnas

Una vez hayas completado la hoja de trabajo con los datos necesarios, puedes empezar a tratarla como si fuera una tabla de una base de datos: para ordenarla según un criterio sencillo, haz clic en la celda A2 (ya que la fila 1 está «dedicada» a los nombres de los campos) y arrástrala hasta la última celda de la parte inferior derecha, luego haga clic con el botón derecho del ratón en la columna según la cual desea ordenar (por ejemplo, la columna A), coloca el ratón en el elemento Ordenar del menú contextual y elija el criterio que más te convenga.

Si lo deseas, puede personalizar los criterios mediante la opción de clasificación personalizada…..

Buscar entre datos

Para realizar operaciones de consulta de búsqueda, es necesario utilizar los llamados «filtros»: para ello, selecciona toda la hoja de cálculo como he explicado anteriormente, haz click con el botón derecho del ratón en un punto de la selección, mueve el ratón sobre el elemento Filtro del nuevo menú contextual y elige el elemento más adecuado para su caso (por ejemplo, Filtro basado en el valor de la celda seleccionada).

De este modo, sólo será visible la primera fila de la tabla y, en correspondencia con cada celda, aparecerán pequeñas flechas o iconos de filtro: haga clic en el icono del filtro y utilice el cuadro marcado con la lupa para buscarlo.

Ahora que sabes cómo gestionar una pequeña base de datos, ¿vas a descubrir Excel en detalle y aprender a utilizarlo a la perfección? Te recomendamos que si vas a utilizar Excel hagas un curso ya que un programa esencial en cualquier empresa.

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