Aprender a priorizar y categorizar tareas

Una de las claves del éxito personal y profesional es aprender a priorizar tareas. A continuación varios consejos para priorizar tareas que deberían mejorar tu vida.

Aprender a priorizar y categorizar tareas | Scroolling

Priorizar tareas no siempre es fácil hay muchos frameworks que ayudan a ello, yo te quiero presentar dos conceptos que te ayudarán mucho a priorizar tareas para que tus proyectos puedan construirse de forma rápida y eficaz.

Para ello nos vamos a centrar en dos conceptos. El primero consiste en diferenciar cuándo una tarea es importante vs cuando una tarea es urgente.

El segundo concepto que vamos a evaluar es la importancia de clasificar las tareas en base al esfuerzo y al beneficio que van a aportar una vez estén completadas.

Diferenciar lo importante de lo urgente

Lo primero que tienes que hacer cuando te entra una tarea nueva es introducirla en tu app para gestionar tareas ya sea en un ‘inbox’ o dentro del proyecto pertinente o dónde quieras. A partir de ahí es momento de decidir si esa tarea la vas a hacer ahora ya que es un fuego o la puedes priorizar para más adelante.

Aquí tienes que recordar que tienes unos objetivos y un proyecto que tirar adelante. Si te centras solo en lo urgente pronto vas a tener sensación de no avanzar con tus tareas de verdad y que no puedes construir el proyecto que deberías estar construyendo que estás poniendo tu tiempo y tus esfuerzos en lo urgente pero no importante.

Distribuye bien tu tiempo y el tiempo de los miembros de tu equipo con el objetivo de poder adelantar con las tareas importantes y trata de filtrar las tareas urgentes y priorizarlas debidamente.

Clasificar tareas en base al esfuerzo / beneficios

Una de las claves para poder avanzar en los proyectos, especialmente en fases avanzadas del mismo y de las cuales se esperan resultados es poder hacer estimaciones tanto de esfuerzo para realizar la tarea como del beneficio que implica el poder desarrollar esta tarea.

El objetivo sería poder clasificar las tareas de forma fácil con estos dos vectores. Los valores a introducir pueden ser 3 (bajo – medio – alto). De esta forma se clasificarían las tareas en tareas con bajo / medio / alto esfuerzo y paralelamente tareas con bajo / medio /alto impacto.

Una vez tenemos clasificadas las tareas son solo quedaría organizar por cuadrantes.

De esta forma el primer cuadrante que se tendría que atacar es en el que quedarían las tareas que tienen un bajo esfuerzo pero un alta impacto (Quick Wins). Posteriormente se deberían abordar las tareas y/o proyectos con alto impacto pero más esfuerzo, seguido de las tareas con bajo impacto pero bajo esfuerzo y como último punto nos tendríamos que preguntar si realmente vale la pena desarrollar aquellas tareas que tienen un alto esfuerzo pero un bajo impacto.

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